Lög og siðareglur

UPPLÝSING – FÉLAG BÓKASAFNS- OG UPPLÝSINGAFRÆÐA – LÖG

 

I.  NAFN OG HLUTVERK
1. gr. – Nafn og varnarþing
Félagið heitir: Upplýsing – Félag bóka­safns- og upplýsingafræða. Heimili þess og varnar­þing er í Reykjavík.

 
2. gr. – Markmið

Markmið félagsins eru:
a) Að auka skilning á mikilvægi sérfræði­þekkingar bókasafns- og upplýsinga­fræð­inga og annarra starfsmanna bókasafna og upplýsinga­miðstöðva.
b) Að efla skilning á mikilvægi íslenskra bóka­safna og upplýsingamiðstöðva í þágu menn­ingar, menntunar og vísinda.
c) Að bæta aðstöðu til rannsókna og náms í bóka­safns- og upplýsingafræði.
d) Að efla samstarf og samheldni félags­manna.
e) Að gangast fyrir faglegri umræðu um bóka­söfn og upplýsingamiðstöðvar.
f) Að stuðla að og standa fyrir símenntun félags­manna.
g) Að auka samvinnu ólíkra safnategunda.
h) Að koma á samvinnu við innlenda og er­lenda aðila með svipuð markmið.
i) Að vera löggjafanum og stjórnvöldum til ráð­gjafar um bókasafns- og upp­lýs­ingamál.
j) Að starfa með Stéttarfélagi bókasafns- og upplýsingafræðinga og öðrum stéttar­félög­um eftir því sem við á.

II.  FÉLAGSAÐILD
3. gr. – Félagsaðild
Rétt til félagsaðildar eiga:
a) Bókasafns- og upplýsingafræðingar svo og þeir sem starfa á rannsóknar­bóka­söfnum, al­menn­ings­bóka­söfnum, sérfræðibóka­söfn­um, skólasöfnum, starfs­menn stofnana og fyrir­tækja sem vinna að upplýsingamiðlun.
b) Nemar í bókasafns- og upplýsingafræði eða öðru námi á sviði upplýsinga­miðlunar og -tækni geta átt aukaaðild að félaginu í allt að þrjú ár. Nemar, sem óska eftir auka­aðild, hafa málfrelsi á fundum en ekki at­kvæðisrétt og eru ekki kjörgengir.
c) Áhugamenn um markmið félagsins.
d) Almenningsbókasöfn, skólasöfn og sér­fræði- og rannsóknarbókasöfn, skjalasöfn svo og aðrar stofnanir og fyrirtæki sem starfa að upplýsinga­málum.

 
Umsóknir um félagsaðild eru afgreiddar á stjórnarfundi.

Einstaklingar sem eiga fulla aðild að félag­inu njóta allra þeirra réttinda og fríð­inda, sem félagið býður upp á hverju sinni, auk eintaka af frétta­bréfum og/eða fag­tíma­ritum félags­ins. Fulltrúar stofnana og fyrir­tækja hafa ekki at­kvæðis­rétt á fundum og njóta hvorki kjörgengis né fríðinda, sem félagið býður upp á, en fá fagtímarit og frétta­bréf þess.

III.  SKIPULAG SVIÐA OG NEFNDA
4. gr. – Skipulag
Starfsemi félagsins skiptist í eftirfarandi svið:
a) Stjórnunarsvið.
b) Fjármálasvið.
c) Útgáfusvið.
d) Fræðslu- og ráðstefnusvið.
e) Fagsvið.

Stjórn félagsins eða félagsfundi er heimilt að skipa hópa og nefndir og fela þeim ákveð­in verk­efni eftir nánari fyrirmælum hverju sinni. Þeim skal með erindisbréfi setja starfs­reglur þar sem viðfangsefni er skil­greint, starfstímabil ákveðið og hver nefnd­ar­manna sé ábyrgur fyrir störfum henn­ar.

IV.  STJÓRN OG STJÓRNARSTÖRF
5. gr. – Stjórnarkjör
Stjórnarkjör fer fram á aðalfundi. Stjórn félagsins skal skipuð fimm mönnum: Formanni, varaformanni, ritara, gjaldkera og meðstjórnanda. Auk þess skulu kosnir tveir varamenn.

Stjórnarkjöri skal hagað þannig:
a) Formann og varaformann skal kjósa til tveggja ára. Þeir eru kosnir sérstaklega sitt árið hvor.
b) Aðra stjórnarmenn skal kjósa til tveggja ára þannig að tveir eru kosnir annað árið og einn hitt árið. Varamenn eru kosnir til tveggja ára. Seta í stjórn skerðir ekki kjörgengi til formanns.

Ef stjórnarmaður lætur af stjórnarsetu áður en kjörtímabili hans lýkur og varamaður tekur sæti í hans stað, skal kjörtímabil hins síðarnefnda sem stjórnarmanns aðeins ná yfir þann tíma sem eftir er af stjórnarsetu þess sem hættir. Láti stjórnarmaður af störfum á aðalfundi áður en kjörtímabili hans lýkur skal annar kosinn í hans stað til jafnlangs tíma og eftir er af kjörtímabili þess fyrrnefnda.

Uppstillingarnefnd skal starfa í félaginu og skal hún gæta þess fyrir hvern aðalfund að ekki skorti framboð til stjórnarsetu.

Við stjórnarkjör skal leitast við að fulltrúar ólíkra safnategunda og faghópa eigi sæti í stjórn félagsins, sem og í nefndum og vinnuhópum.

6. gr. – Stjórnarfundir
Stjórnin skiptir með sér verkum á fyrsta stjórnarfundi eftir aðalfund. Stjórnarfund skal að jafnaði halda einu sinni í mánuði á tíma­bilinu september – apríl, en oftar ef þörf krefur. Svo og ef að minnsta kosti þrír stjórnar­menn æskja þess.

Formaður boðar til stjórnarfunda og eru þeir lögmætir sé meirihluti stjórnar mætt­ur. Einfaldur meirihluti ræður úrslit­um mála á stjórnarfundum. Séu jafnmörg atkvæði með og á móti ræður atkvæði for­manns úrslitum.

7. gr. – Verksvið stjórnar
Stjórnin fer með málefni félagsins milli aðal­funda. Stjórnin annast rekstur félags­ins og hagar störfum sínum í samræmi við lög og samþykktir þess.

Verkefni stjórnar er m.a. að:
a) Bera ábyrgð á rekstri félagsins og þjón­ustu þess við félagsmenn.
b) Koma fram fyrir hönd félagsins bæði á inn­lendum og erlendum vettvangi og af­greiða þau erindi sem því berast.
c)  Bera ábyrgð á útgáfumálum félagsins.
d) Halda almenna félagsfundi.
e) Halda við lista yfir stjórnir, nefndir og félög sem félagið á aðild að og sjá til þess að staðið sé við skuldbindingar.

V.  AÐALFUNDUR
8. gr. – Aðalfundur
Aðalfund skal halda í maímánuði ár hvert. Til hans skal boðað skrif­lega með minnst tíu daga fyrirvara. Fundarboðinu fylgi dag­skrá fundarins, ásamt tillögum um laga­breyt­ingar, ef ein­hverjar eru.

Dagskrá aðalfundar:
a) Skýrsla stjórnar.
b) Skýrslur hópa og nefnda.
c) Reikningar félagsins.

d) Ákvörðun launa og þóknunar til stjórnarmanna.
e) Fjárhags- og framkvæmdaáætlun næsta starfsárs.

f) Árgjald.
g) Lagabreytingar.
h) Kosning stjórnar og varamanna, sbr. 5 gr.
i) Kosning skoðunarmanna reikninga.
j) Kosning í fastanefndir til tveggja ára í senn.
k) Önnur mál.

Aðalfundur telst lögmætur og ályktunar­hæfur sé löglega til hans boðað. Stjórn félags­ins er heimilt að boða til auka­aðal­fundar ef þörf krefur. Skal hann boðaður á sama hátt og aðal­fundur.

Atkvæðisrétt á aðalfundi hafa einungis skuldlausir félagar.

VI.  FJÁRMÁL
9. gr. – Fjármál
Reikningsár félagsins er almanaksárið. Reikn­ingar skulu lagðir fram á aðalfundi, yfir­farn­ir af kjörnum skoðunarmönnum.

10. gr. – Félagsgjöld
Aðalfundur ákveður árgjald hverju sinni að fenginni tillögu stjórnar. Nemar með auka­aðild greiða hálft árgjald einstaklings en stofnanir tvöfalt árgjald.

Eftirlaunafélagar og lífeyrisþegar geta óskað eftir að greiða hálft árgjald enda hafi þeir greitt félags­gjöld samfellt í að minnsta kosti 10 ár. Heiðurs­félagar eru undan­þegn­ir ár­gjaldi en njóta allra réttinda á við full­gilda félaga.

Einungis skuldlausir félagar njóta fullra réttinda og fríðinda félagsins. Hafi félagi ekki greitt félagsgjöld tvö ár í röð skal nafn hans fellt út af félagaskrá

Greiðsluseðlar vegna félagsgjalda skulu sendir út í febrúar með eindaga 15. apríl.

VII.  FÉLAGSFUNDIR
11. gr. – Félagsfundir
Til almennra félagsfunda skal stjórn félags­ins boða skriflega. Til fundar er skylt að boða ef að minnsta kosti 20 fullgildir fél­ags­menn óska þess skriflega og tilgreina fundar­efni. Skal þá fund­ur­inn haldinn innan tveggja vikna.

VIII. LANDSFUNDUR
12. gr. – Landsfundur
Landsfund skal halda að hausti annað hvert ár. Landsfundur skal að jafnaði vera tveggja daga ráð­stefna þar sem fjallað um bóka­safna- og upplýsingamál. Stjórn félags­ins skipar lands­fundar­nefnd og er starfs­tími hennar milli landsfunda.

IX. LAGABREYTINGAR OG GILDISTAKA
13. gr. – Lagabreytingar
Lögum þessum er aðeins hægt að breyta á lög­lega boðuðum aðalfundi eða auka­aðal­fundi. Tillögur um lagabreytingar verða að hafa borist stjórn félagsins fyrir 15. mars.

14. gr – Félagsslit
Komi fram tillaga um félagsslit skal hún rædd á sérstökum félagsfundi sem boðað er til í því skyni. Tillagan skal kynnt í fund­ar­boði eigi síðar en 10 dög­um fyrir félags­fundinn. Áður en tvær vikur eru liðn­ar frá þeim fundi skal kosið bréf­lega um félagsslit. Atkvæðisrétt hafa allir þeir félagsmenn sem greitt hafa árgjald það ár. Til­lag­an telst samþykkt hljóti hún stuðn­ing 60% þeirra sem afstöðu taka.

Við félagsslit skulu eignir félagsins renna til starfandi félags bókasafns- og upp­lýsinga­fræð­inga og/eða bókavarða sam­kvæmt nánari ákvörðun fráfarandi stjórnar. Sé slíkt félag ekki til skal eign­un­um varið til styrktar kennslu í bókasafns- og upplýsingafræði

Samþykkt á stofnfundi Upplýsingar 26. nóvember 1999
Breytingar 15.05.2001, 09.05.2005,  16.05.2006, 06.05.2008 og 11.05.2016
 

 

SIÐAREGLUR UPPLÝSINGAR

Siðareglur þessar gilda fyrir þá félagsmenn í Upplýsingu – Félagi bókasafns- og upplýsingafræða sem gengið hafa í félagið sbr. a lið 3. gr. laga félagsins. Hér er átt við bókasafns- og upplýsingafræðinga ásamt þeim sem starfa á almenningsbókasöfnum rannsóknarbókasöfnum, sérfræðibókasöfnum, skólabókasöfnum og öðrum þeim stofnunum og fyrirtækjum sem vinna að upplýsingamiðlun

Siðareglur fagstéttar eru lýsing á skyldum stéttarinnar. Helsti tilgangur þeirra er að skilgreina hlutverk fagmannsins í samfélaginu og skyldur hans við þá sem njóta þjónustu hans. Þær auðvelda honum að gegna störfum sínum allt frá upphafi starfsferils og að gera sér grein fyrir þeim siðferðilegu kröfum sem gera má til hans. Siðareglur ættu að auka virðingu stéttar út á við og efla sjálfsvirðingu hennar.

Oft standa félagsmenn frammi fyrir siðferðilegum álitamálum og má nefna sem dæmi innkaup á safnefni og þjónustu við ólíka samfélagshópa. Siðareglur eiga að hjálpa þeim að greiða úr vandamálum sem upp koma í starfi en þær leysa þó engan undan persónulegri ábyrgð. Siðareglur fagstétta verða ætíð að vera í samræmi við almennar siðareglur sem gilda í samfélaginu.

Félagsmenn teljast ein fagstétt þótt starfsvettvangur þeirra sé mismunandi. Ljóst er að mikill munur er t.d. á því að starfa við þjónustu sjúklinga á sjúkrahúsi og gagna­stjórnun í fyrirtæki. Það sem sameinar ólík störf er sameiginleg hugmyndafræði. Siða­reglur fagstéttar byggjast á því sem stéttin á sameiginlegt og stuðla þannig að samheldni hennar.

Siðareglur félagsmanna ber ekki að skoða sem tæmandi lýsingu á góðum starfs­háttum heldur eiga þær að vera þeim hvatning til að vanda verk sín og breytni. Félags­maður hlýtur ætíð að beita dómgreind sinni í samræmi við aðstæður.

Siðareglur þessar þurfa að vera í sífelldri endurskoðun í samræmi við faglegar og samfélagslegar breytingar.  

Siðareglur Upplýsingar – Félags bókasafns- og upplýsingafræða

  1. Félagsmanni ber að greiða fyrir því að allir geti aflað sér þekkingar og upplýsinga án tillits til forms þeirra gagna sem um ræðir, tungumáls eða staðsetningar. Á þann hátt stuðlar hann að lýðræði, jafnrétti og tjáningarfrelsi í alþjóðlegu umhverfi.
  2. Félagsmaður brúar bil milli notanda og þekkingar. Það gerir hann með því að safna, varðveita, skipuleggja og miðla gögnum á faglegan og markvissan hátt í samræmi við hlutverk og markmið þeirrar stofnunar/fyrirtækis sem hann starfar við.
  3. Félagsmaður þjónar jafnt einstaklingi sem samfélagi með því að stuðla að notkun upplýsinga, hvetja til bóklestrar og vekja athygli á þeim auði sem felst í menningu þjóðarinnar.
  4. Félagsmanni ber að rækja starf sitt af vandvirkni og trúmennsku og sýna notanda virðingu án tillits til aldurs, kyns, kynþáttar, stjórnmálaskoðana, trúar, þjóðernis eða þjóðfélagsstöðu hans.
  5. Félagsmaður skal gæta þagmælsku um persónulegar upplýsingar, t.d. um lán, fyrirspurnir og aðra þjónustu. Félagsmaður, sem starfar hjá stofnun/fyrirtæki, má ekki láta óviðkomandi í té upplýsingar, sem leynt eiga að fara, um starfsemi þess. Þagnarskylda helst að loknu starfi.
  6. Félagsmanni ber að benda á mismunandi leiðir við öflun upplýsinga. Greina ber frá því í upphafi ef þjónusta hefur kostnað í för með sér.
  7. Félagsmaður skal kappkosta að veita áreiðanlegar upplýsingar. Honum ber að leita til eða vísa á aðra telji hann sig ekki geta leyst verkefni á fullnægjandi hátt.
  8. Félagsmanni ber að auka þekkingu sína og hæfni. Hann á að tileinka sér nýjungar í bókasafns- og upplýsingafræðum og einnig í öðrum greinum sem koma starfi hans til góða.
  9. Félagsmaður stendur vörð um álit og virðingu stéttar sinnar og leitast við að efla hag félagsmanna. Félagsmanni ber að sýna stéttarsystkinum sínum trúnað og virðingu og forðast að kasta rýrð á störf þeirra með óábyrgri gagnrýni. Hann eflir samvinnu innan stéttarinnar, miðlar af þekkingu sinni og tekur þátt í faglegum um­ræðum á málefnalegan hátt.
  10. Félagsmanni ber að virða siðareglur og sérþekkingu annarra stétta.
  11. Störf og ákvarðanir félagsmanns skulu ávallt byggjast á faglegu mati.
  12. Félagsmaður skal vinna heils hugar að markmiðum þeirrar stofnunar/fyrirtækis sem hann starfar við.
  13. Félagsmaður má ekki láta undan þrýstingi einstaklinga eða hagsmunahópa, t.d. varðandi safnkost og þjónustu. Hann skal hvorki nota aðstöðu sína í eiginhags­muna­skyni né til að reka áróður.
  14. Brot gegn siðareglum þessum varða áminningu siðanefndar félagsins og ítrekuð brot geta valdið brottrekstri úr félaginu.

Skýringar með siðareglum

Siðareglur fagstétta skiptast oftast í frumskyldur, skyldur við skjólstæðing (notanda), fag­legar skyldur, bróðurlegar skyldur og starfsskyldur. Siðareglur Upplýsingar ? Fél­ags bókasafns- og upplýsingafræða eru ekki kaflaskiptar en styðjast þó við hina hefð­bundnu skiptingu. Segja má að röð reglnanna endurspegli að vissu leyti mikil­vægi þeirra því frumskyldur og skyldur við skjólstæðing (notanda) eru mikilvægastar. Grein­arnar skýra sig að mestu leyti sjálfar en hér verða þó gefnar skýringar á fjórum greinum.

5. grein  – Þessari grein er ætlað að vernda notandann og tryggja að persónuleg mál séu trún­aðar­mál. Megininntak greinarinnar er að það sé einkamál hvers og eins hvaða þjónustu hann fær, hvað hann fær að láni og hvaða fyrirspurnir hann ber upp.

Afar mikilvægt er að sjá til þess að persónulegar upplýsingar séu vel varðar, hvort sem um er að ræða upplýsingar í tölvukerfum eða öðrum kerfum, og að tengsl milli útlána og einstaklinga rofni eins fljótt og auðið er.

Mörg söfn eru ekki opin almenningi alla jafna og má kalla þau vinnustaðasöfn eða starfsmannasöfn. Segja má að sú þjónusta, sem veitt er í slíkum söfnum í skólum, fyrir­tækjum og stofnunum, sé tæpast persónuleg í þeim skilningi að notendur eru oftast að afla sér gagna og upplýsinga vegna náms eða vinnu. Fólk veit að hverju sam­starfsmaðurinn/skólafélaginn er að vinna og oft er um hópvinnu að ræða eða margir að vinna að sams konar verkefni. Innan slíkra safna er því sjaldan þörf á trúnaði. Út­lán og önnur þjónusta, sem veitt er í þessum söfnum, fer fram fyrir opnum tjöldum og er ekki neitt við það að athuga enda er öllum, sem hlut eiga að máli, það fullljóst. Félags­maður, sem starfar við slíkt safn, verður þó að vera meðvitaður um að þjónusta geti verið trúnaðarmál og ber honum þá að bregðast við því á viðeigandi hátt.

Félagsmaður, sem vinnur hjá fyrirtækjum eða stofnunum (sem verktaki), verður oft margs vísari um viðkvæm innri mál. Oft er félagsmanni ekki gert að undirrita þagnareið eins og ætlast er til af föstum starfsmönnum. Félagsmaður getur jafnvel unnið (sem verktaki) hjá samkeppnisaðilum. Afar mikilvægt er að þeir, sem ráða félags­mann í vinnu, t.d. í skamman tíma, geti treyst þagnarskyldu hans.

6. grein – Oft er matsatriði hvaða leiðir henta notanda best og hvað telst fullnægjandi þjónusta. Notandi verður að meta slíkt sjálfur en það er hlutverk félagsmannsins að benda á leiðirnar. Dæmi um slíkt er t.d. að benda notanda á önnur söfn eða stofnanir sem gætu leyst úr fyrirspurn. Einnig lætur félagsmaður notanda eftir að meta t.d. hvort upp­lýsingar sem fást endurgjaldslaust eru fullnægjandi eða hvort hann vill fá ítarlegri upp­lýsingar gegn gjaldi.

13. grein – Hér er átt við hvers konar óeðlilegan þrýsting sem ekkert á skylt við ábendingar, óskir eða tillögur til bóta.

14. grein -Siðanefnd heyrir undir stjórnunarsvið Upplýsingar samkvæmt samþykktu skipuriti í sam­ræmi við 4. gr. laga félagsins. Í nefndinni sitja tveir félagsmenn (og einn til vara) kosnir á aðalfundi til þriggja ára í senn og einn fulltrúi tilnefndur af Siðfræðistofnun Háskóla Íslands. Nefndin skiptir með sér verkum og starfar eftir siðareglum félagsins og starfsreglum nefndarinnar sem hlotið hafa samþykki aðalfundar félagsins.  

Starfsreglur siðanefndar Upplýsingar

Siðanefnd úrskurðar um kærur sem henni berast um brot á siðareglum Upplýsingar – Félags bókasafns- og upplýsingafræða.

Formaður kallar saman fundi nefndarinnar. Halda skal gjörðabók.

Kæra til siða­nefndar skal vera skrifleg og berast skrifstofu félagsins. Hver sem er getur skotið málum til siðanefndar. Félagsmaður, sem kærir til siða­nefnd­ar, þarf að hafa skriflegan stuðning a.m.k. tveggja félagsmanna þar sem mælst er til að kæran verði tekin til meðferðar.

Siðanefnd kannar hvort einhver nefndarmanna sé vanhæfur til að fjalla um kæru. Skal þá kalla til varamanninn eða fara fram á að Siðfræðistofnun Háskóla Íslands tilnefni annan fulltrúa eftir því sem við á.

Siðanefnd getur vísað kæru frá, t.d. ef kærandi uppfyllir ekki þær kröfur sem gerðar eru varðandi skriflegan stuðning tveggja félagsmanna, kæruefnið er ekki skýrt af­markað eða málskjöl vantar. Þá getur siðanefnd vísað kæru frá ef ljóst er að kæruefni fellur ekki undir siðareglur félagsins. Siðanefnd ber að greina kæranda frá því innan fjögurra vikna hvort kæra verði tekin til með­ferðar eða vísað frá. Ef kæra er tekin til með­ferðar skal mótaðila tilkynnt sam­tímis um það og málsaðilum jafnframt tilkynnt um hver málsmeðferðin verði.

Málsaðilar eiga rétt á að gera grein fyrir máli sínu og skal bjóða þeim að koma fyrir nefndina. Málsaðila er heimilt að senda fulltrúa fyrir sig. Siðanefnd ákveður hverjir aðrir skulu koma fyrir nefndina og getur sjálf aflað sér upp­lýsinga. Málsaðilum skulu kynntar slíkar utanaðkomandi upplýsingar áður en úrskurður er kveðinn upp. Kærandi má draga kæru sína til baka hvenær sem er áður en siðanefnd kveður upp úrskurð sinn.

Siðanefnd kveður upp rökstuddan, skriflegan úrskurð og birtir málsaðilum. Einnig er úr­skurður siðanefndar birtur á heimasíðu Upplýsingar, www.upplysing.is. [Breytt janúar 2008. Vefstj.] Telji nefndin að um brot á siðareglum sé að ræða skal tilgreina viðkomandi grein eða greinar. Siðanefnd ritar fullskipuð undir úrskurð. Sérálit skal birta með úrskurði meiri­hlutans. Siðanefnd nafngreinir ekki aðila máls í úrskurði sínum. Siðanefnd birtir jafn­framt viðkomandi félagsmanni áminningu sé um það að ræða skv. 14. grein siða­reglnanna. Formaður siða­nefndar kynnir stjórn félagsins úrskurðinn innan viku.

Siðanefnd fer með gögn mála, önnur en kæru og úrskurð nefndarinnar, sem trúnaðar­mál og fjallar ekki um einstök mál opinberlega.

Siðareglurnar voru samþykktar samhljóða á aðalfundi Upplýsingar 15. maí 2001. Gerðar voru lítilsháttar breytingar á þeim í maí 2007.

Siðareglur Upplýsingar á pdf-skjali