Gagnasköfnum má skipta í mismunandi tegundir:

Altextagagnasöfn (e. fulltext databases) sem fjölgar stöðugt. Þau byggja á gögnum í fullri lengd, t.d. tímaritsgreinum í fullri lengd, bókmenntaverkum, opinberum skýrslum o.s.frv.
Dæmi: Grove Art.

Bókfræði- og tilvísunargagnasöfn (e. bibliographical databases) innihalda tilvísanir í greinar og þar koma einungis fram bókfræðilegar upplýsingar, þ.e. höfundur, titill, útgáfustaður, útgáfuár og þess háttar. Þar er oft einnig útdráttur úr efni greinarinnar (e. abstract).
Dæmi: Web of Science.

Staðreyndagagnasöfn (e. factual eða numeric databases) innihalda staðreyndir s.s. tölfræði.
Dæmi: vefur Hagstofu Íslands.

Tilvitnanagagnasöfn (e. citation databases) gefa upplýsingar um hvar vitnað er í ákveðinn höfund eða tímaritsgrein. Þetta getur hjálpað til við að fá fram ítarlegri upplýsingar um leitarefnið. Dæmi: Science Citation Index.

Myndasöfn innihalda margvíslegt myndefni.

Þekking á uppbyggingu gagnasafna er forsenda árangursríkrar leitar í gagnasafni. Hverri færslu sem inniheldur t.d. upplýsingar um tímaritsgrein er skipt niður í mismunandi svið. Sviðin innihalda t.d. upplýsingar um höfund, titil o.s.frv. Öll svið færslunnar eru leitarhæf. Hægt er að leita í einu sviði eða fleirum í einu (samsett leit). Ef leitað er að greinum um tiltekið efni er best að leita í efnisorðasviðinu. Þegar leitað er í tungumálasviðinu er hægt að fá fram einungis greinar á því tungumáli sem óskað er eftir.

Ef leitað er án þess að tiltaka sérstakt leitarsvið þá leitar tölvan í öllum sviðum, þ.e. höfundi, titli, efnisorði og útdrætti. Þetta er kallað frjáls leit. Leit í einu sviði gefur oftast nákvæmari niðurstöður, t.d. leit að nafni höfundar í höfundasviði.

Skráningu upplýsinga í hverri færslu í gagnasöfnum er oftast skipt niður í eftirtalin svið: